Haka-infrastruktuuri

Kotiorganisaation käyttäjähallinnon kuvaus

1. Käyttäjätietokannan ja perusrekistereiden kytkentä

1.1. Opiskelijarekisteri

Käyttäjätietokannan tiedot opiskelijoista perustuvat opiskelijarekisterin (Oodi) tietoihin. Opiskelijoiden tärkeimmät tiedot päivitetään opiskelijarekisteristä (Oodi) eräajona vähintään kerran vuorokaudessa. Oodin tietojen oletetaan olevan oikeita ja ajantasaisia.

Opiskelijoiden sähköpostiosoitteet päivitetään Oodiin kerran vuorokaudessa.

1.1.1. Uusi opiskelija

Uuden opiskelijan tiedot siirretään eräajona opiskelijarekisteristä (Oodi), kun opiskelijavalinta on päättynyt ja opiskelupaikkojen vastaanotot rekisteröity. Käyttäjätunnukset luodaan siirrettyjen tietojen perusteella automaattisesti.

Opiskelija voi aktivoida käyttäjätunnuksensa ilmoittauduttuaan yliopistolle. Opiskelijarooli on voimassa heti. Jos opiskelija ei ota vahvistettua opiskelupaikkaa vastaan, tunnus poistetaan ilmoittautumisajan päätyttyä, mutta tunnus ja opiskelijanumero jäävät varatuiksi.

Poissaolevaksi ilmoittautuneen opiskelijan käyttäjätunnus pysyy voimassa, mutta tunnuksen rooli asettuu ulkopuolista käyttäjää vastaavaksi.

1.1.2. Opiskelijan tiedoissa tapahtuu muutos

Opiskelijan tietojen käyttöoikeuteen vaikuttavat muutokset (läsnä/poissaolo, valmistuminen, keskeyttäminen jne.) päivittyvät eräajossa käyttäjärekisteriin. Lisäksi käyttäjätietoja voidaan päivittää myös opintotoimiston kiireellisten muutosilmoitusten perusteella (jälki-ilmoittautuminen, keskeyttäminen, eroaminen, nimenmuutokset jne.) milloin tahansa.

1.1.3. Opiskelija lakkaa olemasta opiskelija

Opiskelija-status lakkaa samalla hetkellä kuin opiskelija valmistuu tai keskeyttää opintonsa. Opiskelija, joka ei ole ilmoittautumisajan loppuun mennessä ilmoittautunut läsnäolevaksi, poistetaan yliopiston kirjoista ja hän menettää käyttöoikeutensa ja opiskelija-statuksensa kuten opintonsa keskeyttänyt. Poissaolevalla opiskelijalla säilyy opiskelijastatus vähäisemmin käyttöoikeuksin.

Opiskelijan tunnus sulkeutuu kaikissa tapauksissa viimeistään viikon kuluttua valmistumisesta, opintojen keskeyttämisestä tai ilmoittautumisajan päättymisestä, jos opiskelija ei ole ilmoittautunut läsnäolevaksi. Erityisistä syistä opiskelija voi saada käyttää tunnustaan opinto-oikeuden päättymisen jälkeen esim. tiedostojen tai sähköpostien siirtämiseen muualle, mutta ilman opiskelija-statusta enintään viikon ajan.

1.2. Henkilökuntarekisteri

Käyttäjätietokannan tiedot perustuvat henkilökuntarekisterin (SAP HR) tietoihin. Tärkeimmät tiedot päivitetään eräajona päivittäin. HR:n tietojen oletetaan olevan oikeita ja ajantasaisia.

1.2.1. Uusi työntekijä

Uudelle työntekijälle syntyy käyttäjätunnus automaattisesti, kun hänen työsopimuksensa on kirjattu henkilötietojärjestelmään ja tiedot on siirretty käyttäjätietokantaan. Tunnus voidaan luoda myös esimiehen (laitoksen/yksikön johtaja, dekaani) allekirjoittaman tunnuksenpyyntölomakkeen perusteella. Tunnukset luodaan joko määräaikaisiksi tai toistaiseksi voimassa oleviksi, työsopimuksen tietojen mukaan.

1.2.2. Työntekijän tiedoissa tapahtuu muutos

Työntekijän tietojen käyttöoikeuksiin vaikuttavat muutokset (yliopiston palveluksesta eroaminen, virkavapaus, tehtävien tai aseman muutos) päivittyvät eräajona käyttäjärekisteriin. Lisäksi tietoja päivitetään myös yksikön tekemän ilmoituksen perusteella.

1.2.3. Työntekijä lakkaa olemasta työntekijä

Tunnus sulkeutuu ennalta ilmoitettuna aikana tai yksikön tai työntekijän omasta pyynnöstä. Tunnus suljetaan ennen ilmoitettua aikaa, kun yksikkö ilmoittaa työsuhteen (tai vastaavan) päättymisestä. Ylläpitoajo lukitsee tunnuksen kun voimassaoloaika on päättynyt. Tunnus ja sen omistamat tiedostot poistetaan seuraavassa poistoajossa. Erityisistä syistä tunnuksen käyttö voidaan sallia viikon ajaksi työsuhteen päättymisen jälkeen esimerkiksi henkilökohtaisen postin muualle siirtämistä varten.

1.3. Muut käyttäjät ja heidän henkilötietojensa ajantasaisuus

IdP-palvelimen kautta kirjautuminen on periaatteessa mahdollista myös eräille muille käyttäjäryhmille kuin opiskelijoille ja henkilökunnalle. Näitä ryhmiä ovat Suomen Akatemian tutkijat, apurahatutkijat, yliopiston dosentit ja emeritukset, eräiden toisten yliopistojen Vaasassa opintoja suorittavat opiskelijat (HY/oik [oma yksikkö Vaasassa], eräiden yhteistyökumppaneiden työntekijät (siivous- ja kiinteistöhuolto, ravintolat) sekä harjoittelijat ja siviilipalvelusmiehet silloin kun he ovat työntekijöihin rinnastettavissa tehtävissä.

Näiden ryhmien eduPersonAffiliation-attribuutin arvoina on joko member (esim. dosentit, emeritukset, yhteistyökumppaneiden työntekijät) tai affiliate (HY:n yksikön opiskelijat). Harjoittelijoita ja siviilipalvelusmiehiä, jotka toimivat työntekijöihin rinnastettavissa tehtävissä, käsitellään kuten yliopiston työntekijöitä.

Tutkijoiden, dosenttien ja emeritusten tunnukset käsitellään samalla tavoin kuin yliopiston oma henkilökunta (tiedot HR:n kautta tai yksikön johtajan tai työnantajan edustajan allekirjoittama tunnustilaus). Tietohallintopäällikkö hyväksyy yhteistyökumppaneiden työntekijöiden tunnustilaukset. Tunnukset ovat voimassa yksikön ilmoituksen mukaiseen päättymispäivään tai vuosi/puoli vuotta kerrallaan, yksikön vahvistuksen perusteella.

HY:n oikeustieteellisen koulutuksen opiskelijoille luodaan tunnuksen HY:n antamien tietojen perusteella. Voimassaolo päättyy opintojen päättyessä tai keskeytyessä.

2. Henkilöllisyyden todentaminen

2.1. Käyttäjätunnuksen antamisen yhteydessä

Jos käyttäjä aktivoi tunnuksensa itsepalveluportaalin kautta, hän tunnistautuu jollain suomi.fi-palvelun tarjoamalla tavalla. Tätä pidetään vahvana tunnistautumisena.

Jos käyttäjä ei pysty käyttämään tai halua käyttää suomi.fipalvelua, hänen on todistettava henkilöllisyytensä jollain virallisella henkilötodistuksella (henkilökortti, passi, muu Schengen-alueella hyväksytty matkustusasiakirja). Opiskelijoilta vaaditaan lisäksi opiskelijakortti, jossa oltava kuluvan lukukauden ilmoittautumistarra.

2.2. Kun käyttäjä kirjautuu käyttäjätunnuksensa avulla

Salasanan on oltava vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen tulee sisältää myös muita merkkejä kuin kirjaimia.

3. Käyttäjätietokannassa saatavilla olevat tiedot

4. Muuta

4.1. Kardinaliteetit

Yhdellä henkilöllä (esimerkiksi opiskelija-opettaja) voi olla useampia tunnuksia, joilla on tunnuksen roolia vastaavat eduPersonAffiliation-arvot.

4.2. EduPersonPrincipalNamen revokointi ja kierrätys

Käytöstä poistettuja tunnuksia ja vastaavia eduPersonPrincipalName-arvoja ei käytetä uudestaan. Opiskelijoiden tunnukset koostuvat aloitusvuoden tunnuskirjaimesta ja opiskelijanumerosta, muut tunnukset muodostetaan nimistä.

4.3. Muuta

...