Viranomaisneuvottelujen laajuus riippuu kaavan laajuudesta ja merkityksestä. Viranomaisneuvotteluissa ovat mukana kyseessä olevasta kaavasta riippuen kunnan tai kaupungin, maakunnan liiton ja valtion viranomaiset. Kunnan tai kaupungin kaavoituksessa neuvotteluja käydään kunnan tai kaupungin ja alueellisen ympäristökeskuksen kanssa. Neuvotteluun on kutsuttava mukaan myös ne toimijat, joiden toimialaa asia saattaa koskea. Viranomaisneuvotteluja käydään kaavoitusprosessin  aloitusvaiheessa  sekä tarvittaessa kaavaehdotuksesta  saatujen lausuntojen jälkeen ehdotusvaiheessa . Viranomaisneuvotteluja voidaan käydä myös missä kaavoitusprosessin vaiheessa tahansa, jos tarve vaatii.