Vaasan kaupungin vapaa-aikavirastoa johtaa virastopäällikkö ja se koostuu toimintayksiköistä: liikunta-, nuoriso-, liikuntapaikka- ja hallinto-osastosta. Liikuntaosastoa johtaa liikuntatoimenjohtaja, nuoriso-osastoa nuorisotoimenjohtaja, liikuntapaikkaosastoa työpäällikkö ja hallinto-osastoa talouspäällikkö.

Liikuntaosaston tehtävänä on huolehtia liikunta- ja vapaa-aikatoiminnan järjestämisestä. Nuoriso-osasto toteuttaa nuorisotyötä, jossa muun muassa tuetaan nuorten kasvua sekä tarjotaan harrastus- ja toimintamahdollisuuksia ja tiloja nuorten käyttöön. Liikuntapaikkaosaston tehtävänä on hoitaa ja huoltaa lautakunnan hallintaan kuuluvia alueita ja tiloja. Hallinto-osasto huolehtii hallinnollisista tehtävistä ja osastoille yhteisistä taloushallinto- ja tukipalveluista.